Road Control Summit 2024

De Road Control Summit 2024 stond in het teken van cruciale thema’s zoals wegcontrole, sociale dumping en eerlijke concurrentie binnen de transportsector. De Belgische federale ministers van Mobiliteit en Werk brachten samen met internationale experts en stakeholders beleidsmakers bijeen om samenwerking en wetgeving te versterken. Het doel? Concrete oplossingen om chauffeurs beter te beschermen en eerlijke concurrentie in de sector te bevorderen.

Voor een evenement met zoveel politieke en strategische waarde was een feilloze organisatie vereist. De FOD Mobiliteit en Vervoer zocht een Professional Congress Organiser (PCO) die niet alleen de logistiek perfect kon beheren, maar ook kon zorgen voor een vlotte coördinatie tussen kabinetten, EU-instellingen en sectorvertegenwoordigers..

Bij Runmate geloven we in running conferences with impact. Voor de Road Control Summit zetten we al onze expertise in om een naadloos evenement te organiseren, met bijzondere aandacht voor planning, coördinatie en veiligheid.

1. Strategische event planning en organisatie

• Opstellen van een gedetailleerde retroplanning met duidelijke deadlines.
• Coördinatie met de Belgische overheid en Europese stakeholders.
• Regelmatige strategische meetings om de doelstellingen van de conferentie te waarborgen.

2. Venue management en logistiek

• Selectie en inrichting van het Egmontpaleis als ideale locatie voor deze high-level conferentie.
• On-site management om de veiligheid en doorstroming van VIP-gasten te garanderen.
• Afspraken en contractonderhandelingen met leveranciers en technische teams.

3. Registratie en delegate management

• Implementatie van een gepersonaliseerd registratiesysteem voor deelnemers, ministers en media.
• Beheer van VIP-protocollen, toegangscontrole en gepersonaliseerde badges.
• Flow management om wachttijden en drukte te minimaliseren.

4. Technische en AV ondersteuning

• Coördinatie van simultane vertaling.
• Uitvoering van een hoogwaardige livestream voor een breder Europees publiek.
• Opzetten van professionele presentatie technologie voor sprekers en panelleden.

Dankzij onze grondige voorbereiding en nauwe samenwerking met de opdrachtgevers verliep de Road Control Summit 2024 vlekkeloos. Ministers, beleidsmakers en experts konden zonder enige hinder deelnemen aan paneldiscussies en netwerkmomenten. De impact? Een sterker beleid voor wegcontroles in Europa en een duidelijke boodschap naar de Europese Commissie over eerlijke mobiliteit.

Runmate bewees opnieuw hoe wij complexe, beleidsmatige evenementen tot in de puntjes kunnen organiseren. 

Ben je op zoek naar een betrouwbare PCO die jouw congres of conferentie naar een hoger niveau tilt? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw event impactvol maken.