HCV-Flavi — 28th International Symposium

Het HCV-Flavi International Symposium is een jaarlijks wetenschappelijk congres dat roteert tussen Europa, Noord-Amerika, Azië en Australië. Dit symposium, met een geschiedenis die teruggaat tot 1994, heeft een essentiële rol gespeeld in de ontwikkeling van behandelingen voor hepatitis C en het onderzoek naar gerelateerde virussen.

Voor de 28ste editie koos de Universiteit Gent voor Runmate als Professional Conference Organiser (PCO) om de organisatie van dit belangrijke event in goede banen te leiden. Dit symposium betekende een belangrijke mijlpaal, aangezien de focus werd uitgebreid van HCV naar een breder spectrum van Flaviviridae, waaronder Dengue, Gele Koorts, West-Nijlvirus en Zika-virus, naast andere verwante virussen zoals HAV en HEV.

Bij Runmate geloven we in het transformeren van congressen tot impactvolle ervaringen. De 28ste editie van het symposium vereiste een vlekkeloze organisatie, met aandacht voor de logistieke, technische en wetenschappelijke behoeften van de internationale deelnemers.

1. Event organisatie en planning

• Coördinatie met wetenschappelijke commissies en sprekers van over de hele wereld.
• Ontwikkeling van een gedetailleerd draaiboek en tijdsplanning.
• Beheer van VIP- en keynote speaker-programma’s.

2. Venue & bezoekers management

• Selectie en inrichting van ICC Gent als de perfecte locatie voor een medisch congres.
• Implementatie van bezoekers flow management voor een optimale doorloop.
• Opzetten van registratie- en abstract management, inclusief badging en delegate support.

3. Technische productie

• Live streaming en hybride eventmogelijkheden voor internationale deelnemers.
• Professionele AV-voorzieningen voor presentaties en paneldiscussies.
• Simultane vertaling om een breder publiek te bereiken.

4. Branding en communicatie

• Creatie van een sterke visuele identiteit voor het symposium.
• Ontwikkeling van online en offline promotiemateriaal.
• Opzetten en coördineren van social media en perscommunicatie.

5. Cultuur netwerkmomenten

• De openingsreceptie vond plaats in het historische Gravensteen, waar gasten de kans kregen om te netwerken in een unieke setting.

Het Gala Dinner in de Oude Vismijn bracht een stukje Belgische cultuur tot leven met een Vlaamse Meesters-thema.

Dankzij de grondige voorbereiding en de uitstekende eventorganisatie van Runmate werd het HCV-Flavi Symposium 2022 een wetenschappelijk en logistiek succes:

• Meer dan 350 internationale wetenschappers en medische experts uit Europa, Noord-Amerika en Azië/​Australië.
• Hoge media-aandacht en wetenschappelijke publicaties naar aanleiding van de conferentie.
• Uitbreiding van de focus naar nieuwe onderzoeksterreinen binnen Flaviviridae.

RUNMATE als partner voor wetenschappelijke congressen

Het 28ste HCV-Flavi Symposium bewees dat Runmate een betrouwbare partner is voor medische en wetenschappelijke congressen. Door een sterke logistieke en inhoudelijke aanpak te combineren met een onberispelijke gastvrijheid, brachten we een evenement tot leven dat niet alleen kennis deelde, maar ook een blijvende impact creëerde.

Op zoek naar een ervaren PCO om jouw wetenschappelijk congres tot een succes te maken? Neem contact op met Runmate en ontdek hoe wij impactvolle congressen realiseren.