FOD Mobiliteit en Vervoer
Samenwerking tussen Runmate en de FOD Mobiliteit en Vervoer tijdens het Belgisch EU-Voorzitterschap
Opdrachtgever: FOD Mobiliteit en Vervoer
Locatie: Diverse locaties in Brussel
Periode: Januari — Juni 2024
Een reeks high-level evenementen tijdens het EU-Voorzitterschap 2024
De FOD Mobiliteit en Vervoer speelde een sleutelrol in het Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie in 2024 en koos RUNMATE als Professional Congress Organiser (PCO) voor de organisatie van meerdere high-level conferenties en ministeriële bijeenkomsten.
Dit partnerschap bouwde voort op een sterke vertrouwensrelatie die in de loop der jaren is opgebouwd en werd gekenmerkt door complexiteit, strakke veiligheidsmaatregelen en hooggeplaatste deelnemers. Onze opdracht bestond uit logistieke coördinatie en high-end beleving voor enkele van de belangrijkste mobiliteitsgerelateerde events van het jaar.
Onze aanpak: Naadloze organisatie met focus op impact
Bij RUNMATE geloven we in running conferences with impact. Door nauwkeurige planning, feilloze logistiek en sterke inhoudelijke ondersteuning zorgden we ervoor dat elk event vlekkeloos verliep en een blijvende indruk naliet.
1. Eventorganisatie en planning
- Uitgebreid projectmanagement en programmatie in samenwerking met de FOD Mobiliteit en Vervoer.
- Registratie, sprekerscoördinatie en protocollaire organisatie voor hooggeplaatste gasten, inclusief ministers en EU-vertegenwoordigers.
- Nauwe samenwerking met veiligheidsdiensten en overheidsinstanties voor een vlekkeloze uitvoering.
2. Locatie- en logistiek beheer
- Beheer van verschillende toplocaties in Brussel, waaronder het Egmontpaleis en het Havenhuis in Antwerpen.
- Audiovisuele en technische ondersteuning, inclusief live streaming en simultane vertaling.
- Coördinatie van catering, VIP-voorzieningen en duurzame eventoplossingen.
3. Hoogwaardige overheidsevenementen
RUNMATE organiseerde zeven topevenementen voor de FOD Mobiliteit en Vervoer, elk met een specifieke focus en impact:
- The Road Control Summit (23 februari 2024)
- Thema: Wegcontroles, sociale dumping en eerlijke concurrentie in de transportsector.
- Locatie: Egmontpaleis, Brussel.
- Deelnemers: Belgische en internationale ministers, beleidsmakers en experts.
- Brussels Conference on Seafarers’ Wellbeing (8 maart 2024)
- Thema: Welzijn en inclusiviteit in de maritieme sector.
- Locatie: Egmontpaleis, Brussel.
- Hoogtepunt: Symbolisch logboek met wensen voor zeevarenden, overhandigd aan de Internationale Maritieme Organisatie.
- EU Stakeholders Meeting (18 maart 2024)
- Thema: Einde-levensduurbeheer van pleziervaartuigen.
- Locatie: Egmontpaleis, Brussel.
- Belangrijke beleidsaanbevelingen geformuleerd voor de EU-agenda.
- Informele Raad van Transportministers (3−4 april 2024)
- Thema: Duurzame mobiliteit en samenwerking tussen EU-lidstaten.
- Locatie: Egmontpaleis, Brussel.
- Hoogtepunt: Ondertekening van de Fietsverklaring, met een directe link naar de Velo-city Conference.
- High-Level Aviation Conference (9 april 2024)
- Thema: Duurzaam luchtvervoer en emissiereductie.
- Locatie: Residence Palace, Brussel.
- Deelnemers: 200 beleidsmakers en vertegenwoordigers van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie.
- High-Level U‑SPACE Conference (10 april 2024)
- Thema: Toekomst van drones en luchtruimbeheer.
- Locatie: Havenhuis, Brussel.
- Focus op regelgeving en innovatie binnen de drone-industrie.
- Transporting the Future (6 juni 2024)
- Thema: Autonoom vervoer en technologische innovatie.
- Locatie: Koninklijk Museum voor Schone Kunsten, Brussel.
- Speciale rondleiding in het Magritte Museum als afsluiting van het Belgische EU-voorzitterschap.
Resultaat: Een succesvolle reeks van institutionele evenementen
Dankzij de nauwgezette coördinatie en expertise van RUNMATE werd elk evenement een strategisch succes, met:
- Hoge opkomst en sterke internationale vertegenwoordiging van ministers, beleidsmakers en experts.
- Uitmuntende feedback van zowel deelnemers als de FOD Mobiliteit en Vervoer.
- Versterkte samenwerkingen binnen de EU en nieuwe beleidsinitiatieven voor transport en mobiliteit.
RUNMATE als PCO voor internationale overheidsconferenties
RUNMATE heeft bewezen een betrouwbare en strategische partner te zijn voor de organisatie van conferenties en ministeriële bijeenkomsten voor de FOD Mobiliteit en Vervoer. Door uitmuntende logistieke coördinatie, innovatieve formats en een sterke samenwerking met overheidsinstanties werd dit voorzitterschap een impactvol succes.
Wil jij een conferentie organiseren die écht impact maakt? Neem contact op met RUNMATE en ontdek hoe wij jouw event naar een hoger niveau tillen!