Road Control Summit 2024

Le Road Control Summit 2024 a réuni ministres, experts et parties prenantes autour de sujets cruciaux tels que le contrôle routier, le dumping social et la concurrence loyale dans le secteur du transport. À l’initiative des ministres fédéraux belges de la Mobilité et de l’Emploi, cette conférence institutionnelle de haut niveau visait à renforcer la coopération et le cadre législatif au niveau européen.

Objectif : formuler des solutions concrètes pour mieux protéger les chauffeurs et promouvoir une concurrence équitable dans le transport routier.

Pour garantir le succès d’un tel événement stratégique, une organisation irréprochable était indispensable. Le SPF Mobilité et Transports recherchait un Professional Congress Organiser (PCO) capable de gérer la logistique avec précision et d’assurer une coordination fluide entre cabinets ministériels, institutions européennes et acteurs du secteur.

Chez RUNMATE, nous croyons au pouvoir des conférences à impact. Pour le Road Control Summit, nous avons mobilisé toute notre expertise pour assurer une organisation fluide et sécurisée, dans un contexte politique exigeant.

1. Planification stratégique et coordination institutionnelle

• Élaboration d’un rétroplanning détaillé avec échéances précises.
• Coordination active avec les autorités belges et les parties prenantes européennes.
• Réunions stratégiques régulières pour aligner les objectifs politiques et logistiques.

2. Gestion du lieu et logistique événementielle

• Sélection et aménagement du Palais d’Egmont, lieu emblématique à Bruxelles.
• Supervision sur site pour garantir la sécurité et l’accueil des invités VIP.
  Négociations contractuelles avec prestataires, traiteurs et équipes techniques.

3. Gestion des inscriptions et des participants

• Mise en place d’un système d’enregistrement personnalisé pour délégués, ministres et médias.
• Gestion des protocoles VIP, contrôle d’accès et badges nominaux.
  Optimisation des flux pour éviter les files d’attente et les zones de congestion.

4. Support technique et audiovisuel

• Coordination de la traduction simultanée en plusieurs langues.
• Diffusion en direct (livestream) de haute qualité pour le public européen.
• Installation de technologies de présentation professionnelles pour intervenants et panels.

Grâce à une préparation rigoureuse et à une collaboration étroite avec le SPF, le Road Control Summit 2024 s’est déroulé sans accroc. Ministres, décideurs et experts ont pu échanger librement lors des débats et moments de networking.
L’impact ? Un message clair à la Commission européenne : pour une mobilité juste, des contrôles routiers efficaces et une législation équitable sont essentiels.

RUNMATE démontre, une fois de plus, son expertise dans l’organisation de conférences institutionnelles complexes. 

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