HCV-Flavi – 28e Symposium Scientifique International

Le HCV-Flavi International Symposium est un congrès scientifique annuel qui alterne entre l’Europe, l’Amérique du Nord, l’Asie et l’Australie. Depuis sa première édition en 1994, ce symposium joue un rôle central dans la recherche sur le virus de l’hépatite C (HCV) et les virus apparentés.

Pour sa 28e édition, l’Université de Gand a confié à RUNMATE le rôle de Professional Conference Organiser (PCO) afin d’assurer l’organisation complète de cet événement de grande envergure.
 Cette édition fut une étape clé : le programme s’est élargi pour inclure l’ensemble de la famille des Flaviviridae, notamment le dengue, la fièvre jaune, le virus du Nil occidental, le virus Zika, mais aussi d’autres virus liés comme HAV et HEV.

Chez RUNMATE, nous transformons les congrès en expériences scientifiques à fort impact.
Le 28e HCV-Flavi Symposium nécessitait une organisation sans faille, alliant excellence logistique, innovation technologique et compréhension des attentes du monde académique international.

1. Organisation et planification de l’événement

• Coordination avec les comités scientifiques et les orateurs internationaux.
• Développement d’un planning opérationnel détaillé.
• Gestion des programmes VIP et des conférenciers principaux (keynote speakers).

2. Gestion du lieu et des participants

• Sélection et aménagement de l’ICC de Gand comme lieu idéal pour un congrès médical.
• Mise en place d’un système de gestion des flux pour une circulation fluide.
• Gestion des inscriptions, des résumés scientifiques (abstracts), des badges et de l’accueil des participants.

3. Production technique et diffusion

• Solutions hybrides avec streaming en direct pour les participants à distance.
• Équipements audiovisuels de haute qualité pour les présentations et les panels.
• Organisation de la traduction simultanée pour un public international élargi.

4. Branding et communication scientifique

• Développement d’une identité visuelle forte pour le symposium.
• Création de supports promotionnels imprimés et digitaux.
• Coordination des réseaux sociaux et des relations presse spécialisées.

5. Réseautage et culture locale

• Réception d’ouverture dans le château médiéval du Gravensteen pour une immersion historique.
• Dîner de Gala dans l’Oude Vismijn, sur le thème des Maîtres flamands, pour faire découvrir la culture belge aux invités.

Grâce à une organisation rigoureuse et à une collaboration étroite avec l’Université de Gand, le HCV-Flavi Symposium 2022 a atteint tous ses objectifs :

• Plus de 350 scientifiques et experts médicaux venus d’Europe, d’Amérique du Nord, d’Asie et d’Australie.
• Visibilité médiatique et nombreuses publications scientifiques liées à l’événement.
• Extension du champ scientifique vers de nouveaux virus d’intérêt mondial.

RUNMATE, partenaire des congrès scientifiques internationaux

Cette 28e édition du HCV-Flavi Symposium a confirmé RUNMATE comme un partenaire de référence pour l’organisation de congrès médicaux et scientifiques.
 En alliant rigueur logistique, excellence technique et sens de l’accueil, nous créons des événements qui partagent la connaissance tout en laissant une empreinte durable.

Vous organisez un symposium académique ou un congrès international ?
Contactez RUNMATE et découvrons ensemble comment créer un événement scientifique à fort impact.